Komunikat do przedsi臋biorc贸w

Zmiany w okresie przechowywania akt pracowniczych

Od 1 stycznia 2019 r. b臋dzie Ci 艂atwiej przechowywa膰 akta pracownicze pracownik贸w i zleceniobiorc贸w.

Zdecydujesz, czy b臋dziesz przechowywa膰 i archiwizowa膰 dokumentacj臋 pracownicz膮 w formie papierowej czy elektronicznej. Dokumenty pracownik贸w, kt贸rych zatrudnisz po 2018 r., b臋dziesz przechowywa膰 tylko przez 10 lat. B臋dziesz r贸wnie偶 mie膰 mo偶liwo艣膰, 偶eby skr贸ci膰 z 50 do 10 lat okres przechowywania dokumentacji pracowniczej os贸b, kt贸re zatrudni艂e艣 w latach 1999鈥2018.


Aby艣 m贸g艂 przechowywa膰 przez 10 lat dokumenty pracownik贸w, kt贸rych zatrudni艂e艣 w latach 1999鈥2018, z艂贸偶 do ZUS o艣wiadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazania raport贸w informacyjnych. Potem w ci膮gu roku przeka偶 do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za ka偶dego pracownika, kt贸rego zatrudni艂e艣 w latach 1999鈥2018. Je艣li rozwi膮偶esz stosunek pracy z pracownikiem po 2018 r., przeka偶 do ZUS raport informacyjny wraz z dokumentem wyrejestrowuj膮cym z ubezpiecze艅.

O艣wiadczenie o zamiarze przekazania raport贸w informacyjnych mo偶esz z艂o偶y膰 w wybranym przez siebie terminie. To, czy z艂o偶ysz to o艣wiadczenie, zale偶y od Ciebie. Mo偶esz podj膮膰 decyzj臋 w dowolnym momencie.

Mo偶esz tak偶e wycofa膰 z艂o偶one o艣wiadczenie, ale tylko zanim z艂o偶ysz pierwszy raport informacyjny. Je艣li wycofasz o艣wiadczenie, to automatycznie zrezygnujesz ze skr贸conego okresu przechowywania akt pracowniczych. Oznacza to, 偶e b臋dziesz przechowywa膰 je przez 50 lat.

Wa偶ne

Je偶eli z艂o偶ysz o艣wiadczenie o zamiarze przekazania raport贸w informacyjnych i przynajmniej jeden raport informacyjny, to nie wycofasz ju偶 o艣wiadczenia. B臋dziesz wi臋c sk艂ada膰 raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych przez Ciebie w latach 1999鈥2018.

Od stycznia 2019 r. nowe dokumenty przekazywane do ZUS

ZUS RPA 鈥 imienny raport miesi臋czny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej 鈥 nowy dokument

Od stycznia 2019 r. b臋dziesz przekazywa膰 raport ZUS RPA. B臋dziesz go przekazywa膰 w komplecie rozliczeniowym, je艣li w danym miesi膮cu wyp艂acisz przych贸d nale偶ny za inny rok kalendarzowy ni偶 rok, kt贸rego dotyczy raport RPA (np. trzynastka wyp艂acona za poprzedni rok).

W raporcie tym b臋dziesz podawa膰 informacje o sk艂adnikach wynagrodzenia niezb臋dnych
do wyliczenia lub przeliczenia 艣wiadczenia. Dodatkowo w raporcie tym musisz podawa膰 okresy wykonywania pracy nauczycielskiej przez Twoich pracownik贸w.

Zmieni膮 si臋 dwa formularze rozliczeniowe

ZUS DRA 鈥 deklaracja rozliczeniowa. W dokumencie zostanie usuni臋ty blok VI 鈥 rozliczenie cz臋艣ci IV i V (czyli rozliczenie sk艂adek na ubezpieczenia spo艂eczne oraz 艣wiadcze艅 podlegaj膮cych rozliczeniu
w ci臋偶ar sk艂adak na ubezpieczenia spo艂eczne). Dodany zostanie blok IX 鈥 zestawienie nale偶nych sk艂adek do zwrotu lub zap艂aty. W bloku tym b臋dziesz rozlicza膰:

  • sk艂adki na ubezpieczenia spo艂eczne,
  • sk艂adki na ubezpieczenie zdrowotne,
  • sk艂adki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych 艢wiadcze艅 Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych,
  • wyp艂acone 艣wiadczenia, kt贸re podlegaj膮 rozliczeniu w ci臋偶ar sk艂adek na ubezpieczenia spo艂eczne.

ZUS ZWUA 鈥 wyrejestrowanie z ubezpiecze艅. W tym dokumencie zostanie dodany nowy blok V, kt贸ry dotyczy rozwi膮zania lub wyga艣ni臋cia stosunku pracy albo stosunku s艂u偶bowego.

Systemy kadrowo-p艂acowe

Je偶eli korzystasz z programu kadrowo-p艂acowego, musisz go uaktualni膰 o dane, kt贸re b臋dziesz przekazywa膰 do ZUS zgodnie z nowymi przepisami. Je艣li zatem Tw贸j program nie zapisuje wymaganych danych, musisz go zmieni膰 w tym zakresie.

Kr贸tko o tym, co najwa偶niejsze

  1. B臋dziesz przechowywa膰 przez 10 lat akta pracownicze os贸b, kt贸re zatrudnisz po 2018 r.
  2. Mo偶esz skr贸ci膰 do 10 lat okres przechowania akt tych pracownik贸w, kt贸rych zatrudni艂e艣 w latach 1999鈥2018. W tym celu musisz z艂o偶y膰 o艣wiadczenie ZUS OSW, a potem w ci膮gu roku przekaza膰 do ZUS raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w tym czasie.
  3. Je艣li rozwi膮偶esz stosunek pracy z pracownikiem zatrudnionym w latach 1999鈥2018 po 2018 r., raport informacyjny przeka偶 do ZUS wraz z dokumentem wyrejestrowuj膮cym z ubezpiecze艅.
  4. Akta pracownik贸w, kt贸rych zatrudni艂e艣 przed 1999 r., przechowujesz przez 50 lat.

Wi臋cej informacji na stronie www.e-akta.gov.pl

E-akta pliki do pobrania>>>


Reklama
Reklama
Reklama
Reklama